【札幌市】戸籍を郵送で取り寄せる方法｜必要書類・手数料・送付先を確認

札幌市の戸籍を郵送で取りたいと思っても、戸籍謄本と抄本の違いや、封筒に何を入れるのかで手が止まりがちです。遠方にいたり、平日に窓口へ行きにくかったりすると、なおさら迷います。

地域情報メディア『東区どさんこプレス』のエリア担当ライター、ハルです。わたしは出かける前に行き先や持ち物を先に見ておきたいほうで、郵送の手続きも封をする前に一度立ち止まります。

請求前に見ることから、郵送時の準備、不備を防ぐための見直し方、札幌市の公式情報を確認する場所まで、順番に整理します。

郵送で請求できる戸籍証明書

札幌市に本籍がある場合、戸籍関係の証明書は札幌市証明郵送センターへ郵送請求できます。戸籍全部事項証明書、戸籍個人事項証明書、除籍や改製原戸籍なども対象に含まれます。

ただし、何を何通必要とするかは、使う手続きによって異なります。相続や各種届出で必要な範囲は、提出先にも確認したいところです。

最初に本籍地を確かめる理由

郵送請求では、住民票の住所ではなく本籍地が札幌市かどうかを確認します。本籍地と現住所は同じとは限らないため、住所だけを見て準備を始めると行き先を取り違えやすいところです。

わたしなら、請求書を書き始める前に本籍と筆頭者の氏名をメモします。車で初めて行く店の駐車場を先に調べるのと同じで、入口が違うと後の準備までやり直しになるからです。

戸籍謄本と抄本の違いを見る

戸籍謄本は現在の戸籍では戸籍全部事項証明書、戸籍抄本は戸籍個人事項証明書と呼ばれます。昔からの呼び方と請求書の表記が違うため、名称が二つ並ぶと迷いやすいところです。

全部事項か個人事項かは、戸籍に載っている全員分か、一部の方の内容かという違いです。提出先の案内に書かれた名称を見て、請求書の証明書種類へ写すと書き間違いを減らせます。

必要な種類は提出先の案内を優先すると、自己判断で余分な証明書を頼む場面を避けやすくなります。分からないまま通数を増やすより、先に確認するほうが無理がありません。

郵送請求で同封するものを確認

札幌市の公式案内では、戸籍証明請求書、本人確認書類の写し、手数料分の定額小為替、返信用封筒が基本の準備です。請求する立場によっては、追加書類が必要になる場合もあります。

見落としたくないのが、返信先と本人確認書類の住所です。送付先に希望があるときは扱いが変わるため、公式案内を読んでから返信用封筒へ宛名を書くと準備しやすくなります。

手数料と返信用封筒の準備

札幌市では、戸籍全部事項証明書と戸籍個人事項証明書は1通450円です。除籍や改製原戸籍は1通750円で、手数料は定額小為替で送る案内になっています。

返信用封筒には宛先を書き、必要な送料分の切手を貼ります。証明書の通数などによって必要な送料が変わることもあるため、分からない場合は郵便料金や札幌市の公式案内を確認してから準備するとよさそうです。

定額小為替には何も書かないという点も、封入前に見ておきたいところです。通数がまだ決まらないときは、提出先へ必要な範囲を聞いてから購入すると余分な手数料を避けやすくなります。

請求できる人と代理の扱い

戸籍証明書は、誰でも同じように請求できるものではありません。本人、配偶者、同じ戸籍にいる方、直系親族の方など、請求する人と戸籍との関係によって扱いが分かれます。

任意代理人が請求する場合は委任状、法定代理人が請求する場合は資格を示す書類が必要と案内されています。第三者からの請求は個々のケースによって扱いが異なるため、公式案内を確認し、不明な場合は事前に問い合わせるとよさそうです。

親族だから大丈夫だろうと封筒を作る前に、札幌市の案内を確認しておきたいところです。請求する人と戸籍との関係によって、必要な準備が変わります。

送付先は郵送センターを確認する

札幌市の戸籍を郵送で請求する送付先は、区役所ではなく札幌市証明郵送センターです。個別郵便番号は〒060-8507で、公式案内では住所の記載は不要とされています。

わたしも書類を出すとき、宛先まで書き終えてから一度スマホで公式ページを見直します。遠方から送るなら、宛先の取り違えだけでも避けたいですよね。

広域交付と郵送請求を混同しない

広域交付は、本籍地以外の市区町村窓口でも一定の戸籍証明書を請求できる仕組みです。一方で郵送請求は、本籍地の市区町村へ直接送る方法になります。

広域交付では代理請求ができず、電子化されていない一部の戸籍や除籍は対象外とされています。郵送で取りたい場合は、広域交付の案内ではなく札幌市の郵送請求ページを確認します。

遠方にいると、どちらも本籍地の役所まで行かずに戸籍を取る方法なので混同しやすいところです。ただし、広域交付は請求できる本人等が対応窓口へ出向く必要があります。郵送は本籍地へ直接請求する方法と分けて考えると、案内ページを探しやすくなります。

不備を防ぐために見直す

封をする前に確認したいのが、請求書の記入漏れや返信用封筒などの準備です。急いでいると封をした後で気づくこともあるので、投函前に一度並べて見直します。

特に、本籍地、筆頭者、必要な証明書名、通数、返信先は請求書と封筒を並べて見ます。本人確認書類の写しも、表面だけでよいものか両面が必要なものか、公式案内に合わせます。

札幌市証明郵送センターでは、到着後の発送まで通常5日～10日程度が目安です。郵便の往復にかかる日数に加え、請求内容の確認などで時間がかかる場合もあるため、受け取り日を決めつけずに予定を組むほうがよさそうです。

迷ったときは公式案内を開く

迷ったら、まず札幌市の「郵送による戸籍証明書の請求方法」を開き、本籍地と必要な証明書名を紙に書いてみます。請求書を印刷する前なら、書き直しも少なく済みます。

わたしは帰宅後に書類を作るとき、テーブルに同封物を並べてから封をします。最後に一度だけ並べて見直す時間をつくると、「入れたつもり」を防ぎやすくなります。。

手数料、返信先、本人確認書類、代理請求の扱いは、その時点の公式案内で確かめてから準備するのが確実です。まずは本籍地と提出先からメモしておくと、次に何を用意するか整理しやすくなります。